Không ít doanh nghiệp chỉ thực sự “nhìn thấy vấn đề” khi lô hàng của mình bị giữ lại ở cửa khẩu. Trước đó, mọi thứ vẫn diễn ra theo thói quen cũ khai báo như mọi lần, chuẩn bị chứng từ theo mẫu quen thuộc. Nhưng thực tế đã khác. Hệ thống hải quan hiện nay không còn “dễ tính” như trước, và khoảng trống sai sót ngày càng bị thu hẹp.
Quy trình khai báo: không còn chỗ cho sai lệch nhỏ
Điểm thay đổi dễ nhận thấy nhất là mức độ kiểm soát dữ liệu. Hải quan không chỉ nhìn vào từng chứng từ riêng lẻ, mà đối chiếu chéo toàn bộ: từ tờ khai, hóa đơn, vận đơn đến C/O. Mọi thông tin đều được đặt cạnh nhau để kiểm tra tính nhất quán.
Điều này dẫn đến một thực tế: những lỗi trước đây có thể “bỏ qua” thì nay lại trở thành lý do để hệ thống chuyển luồng. Chỉ cần tên hàng giữa invoice và tờ khai không khớp hoàn toàn, hoặc mô tả thiếu rõ ràng, doanh nghiệp có thể bị chuyển ngay sang luồng vàng hoặc đỏ.
Vấn đề không nằm ở việc sai lớn hay nhỏ, mà là hệ thống không còn chấp nhận sự “xấp xỉ”.
Chứng từ: đủ chưa đủ, phải đúng và đồng nhất
Nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ rằng chỉ cần chuẩn bị đủ bộ hồ sơ là xong. Nhưng thực tế, “đủ” giờ chỉ là điều kiện cần. Điều kiện đủ là mọi thông tin phải thống nhất tuyệt đối.
Một số lỗi rất phổ biến:
- Tên hàng ghi trên invoice khác cách diễn đạt trong tờ khai
- Mô tả hàng hóa quá chung chung, mang tính sao chép
- Thiếu tài liệu kỹ thuật đối với hàng có tính chất đặc thù
Những chi tiết này thường bị xem nhẹ, nhưng lại là nguyên nhân trực tiếp khiến hồ sơ bị giữ lại để kiểm tra sâu hơn.
Hậu kiểm tăng mạnh: qua cửa khẩu chưa phải là xong
Một thay đổi đáng chú ý khác là hoạt động kiểm tra sau thông quan. Nếu trước đây, nhiều doanh nghiệp coi việc hàng qua được cửa khẩu là hoàn tất, thì hiện tại cách nghĩ này không còn phù hợp.
Hải quan đang tăng cường hậu kiểm, đặc biệt với các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro. Khi phát hiện sai sót, không chỉ bị truy thu thuế mà còn có thể bị xử phạt. Điều này đồng nghĩa với việc rủi ro kéo dài sau cả quá trình thông quan.
Tác động thực tế: không chỉ là chậm vài ngày
Khi một lô hàng bị giữ lại, thiệt hại không dừng ở thời gian. Chi phí bắt đầu tăng lên gần như ngay lập tức: phí lưu container, lưu bãi, chi phí điều chỉnh chứng từ, nhân sự xử lý phát sinh.
Nhưng đáng nói hơn là những hệ lụy khó đo đếm: giao hàng trễ, mất uy tín với đối tác, dòng tiền bị gián đoạn. Với nhiều doanh nghiệp, đây mới là tổn thất lớn nhất âm thầm nhưng kéo dài.
Chuẩn bị thế nào để không rơi vào thế bị động?
Điểm chung của các doanh nghiệp ít gặp sự cố là họ không chờ đến khi có vấn đề mới xử lý. Họ xây dựng quy trình từ trước.
Trước hết là việc cập nhật quy định. Không thể làm theo kiểu “lâu lâu xem lại”. Phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng, theo dõi thay đổi chính sách, biểu thuế, mã HS và các cảnh báo liên quan đến ngành hàng.
Tiếp theo là chuẩn hóa hồ sơ. Một bộ chứng từ không chỉ đầy đủ, mà phải được kiểm soát về nội dung. Từng chi tiết nhỏ cần được rà soát để đảm bảo không có sự lệch nhau giữa các tài liệu.
Con người cũng là yếu tố then chốt. Nhiều sai sót không đến từ quy định phức tạp, mà từ việc người xử lý không hiểu rõ bản chất. Đào tạo nhân sự về mã HS, quy trình khai báo và cách xử lý tình huống là việc không thể bỏ qua.
Cuối cùng, một bước thường bị xem nhẹ nhưng lại rất hiệu quả: kiểm tra trước khi gửi tờ khai. Một checklist nội bộ, dù đơn giản, cũng có thể giúp loại bỏ phần lớn rủi ro nếu được thực hiện nghiêm túc.
Checklist nhanh trước khi khai báo
- Hồ sơ đầy đủ và thông tin đồng nhất
- Mã HS được kiểm tra kỹ
- Nhân sự hiểu rõ quy trình
- Có bước rà soát nội bộ trước khi submit
- Chính sách và quy định được cập nhật thường xuyên
Không phải thiếu kinh nghiệm mà là chủ quan
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp bị tắc hàng không phải vì thiếu kinh nghiệm, mà vì quá tin vào kinh nghiệm cũ. Trong khi đó, môi trường pháp lý và cách vận hành của hải quan đã thay đổi đáng kể.
Thủ tục hải quan không phải là thứ quá phức tạp. Nhưng nó đòi hỏi sự chính xác và kỷ luật cao trong từng chi tiết. Và chính những chi tiết nhỏ đó lại là điểm mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua.
Đến khi hàng bị giữ lại, mọi thứ đều trở nên đắt đỏ hơn cả về chi phí lẫn thời gian.
Chuẩn bị trước luôn rẻ hơn xử lý sự cố. Và trong câu chuyện hải quan, điều này gần như luôn đúng.
Cương Phạm
