Thời điểm tính thu nhập không phải cứ hạch toán là tính thuế
Một trong những vướng mắc phổ biến là xác định thời điểm tính thu nhập chịu thuế. Theo quy định hiện hành, thời điểm tính thuế không phụ thuộc vào thời điểm hạch toán mà dựa trên thời điểm thực tế chi trả thu nhập.
Cụ thể, khoản thu nhập tăng thêm của năm 2025 nếu được chi trả vào tháng 1/2026 sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của năm 2026. Điều này đồng nghĩa việc ghi nhận kế toán cuối năm không làm thay đổi nghĩa vụ thuế nếu tiền chưa được chi trả trong năm.
Không phải mọi cá nhân đều bắt buộc phải quyết toán thuế. Một số trường hợp được miễn gồm: Số thuế phải nộp thêm sau quyết toán rất nhỏ (từ 50.000 đồng trở xuống); Có số thuế nộp thừa nhưng không yêu cầu hoàn hoặc bù trừ; Chỉ có thu nhập tại một nơi, đồng thời có thu nhập vãng lai dưới 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ 10%. Những quy định này giúp giảm đáng kể áp lực thủ tục cho người lao động có thu nhập đơn giản.
Nộp hồ sơ chậm khi nào bị phạt, khi nào không?
Cơ quan thuế phân biệt rõ hai tình huống: Có phát sinh thuế phải nộp thêm → Có thể bị tính tiền chậm nộp; Chỉ đề nghị hoàn thuế → Không bị xử phạt nếu nộp hồ sơ muộn. Đáng chú ý, cá nhân phát hiện nộp thừa thuế từ các năm trước (ví dụ 2021) vẫn có thể nộp hồ sơ hoàn thuế mà không bị xử phạt hành chính.
Hiện nay, người nộp thuế có thể quyết toán qua: Ứng dụng eTax Mobile; Cổng thông tin của cơ quan thuế; Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Quy trình gồm: đăng nhập → tra cứu dữ liệu → kiểm tra tờ khai → điều chỉnh (nếu cần) → nộp hồ sơ.
Tuy nhiên, một lỗi thường gặp là dữ liệu trên hệ thống không khớp với chứng từ khấu trừ. Nguyên nhân có thể do Doanh nghiệp cập nhật dữ liệu sau thời điểm cấp chứng từ và sai sót trong quá trình kê khai. Vì vậy người nộp thuế cần liên hệ doanh nghiệp để đối chiếu trước khi nộp hồ sơ.
Người phụ thuộc sai sót phổ biến và cách xử lý Lỗi “không đạt” ở phụ lục đăng ký người phụ thuộc thường xuất phát từ: Sai thông tin định danh, Chưa đăng ký hoặc đăng ký chưa đầy đủ.
Một số lưu ý quan trọng được tính giảm trừ từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, kể cả đăng ký muộn (nếu vẫn trong hạn). Chỉ cần điều chỉnh khi quyết toán năm, không cần sửa tờ khai quý. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế trong năm. Ngoài ra, nếu mã số thuế chưa đồng bộ với căn cước công dân, người nộp thuế cần cập nhật lại trên hệ thống hoặc tại cơ quan thuế.
Thu nhập miễn thuế và thu nhập chịu thuế cần phân biệt rõ một số khoản thu nhập đáng chú ý:
Không tính vào thu nhập chịu thuế: Phụ cấp ưu đãi nghề trong ngành y tế (trong mức quy định); Tiền lương làm thêm giờ, làm ban đêm (phần được miễn theo luật)
Phải tính thuế: Thu nhập từ nền tảng số như YouTube, quảng cáo online
Đối với thu nhập số: Thuế TNCN: 2%; Thuế GTGT: 5% (nếu phát sinh từ người dùng tại Việt Nam). Nếu đã nộp thuế ở nước ngoài, khoản này được khấu trừ nhưng không vượt quá số thuế phải nộp tại Việt Nam.
Điều kiện ủy quyền quyết toán Hiểu đúng để tránh sai
Người lao động được ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp nếu, có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên hoặc đang làm việc tại thời điểm quyết toán. Điểm quan trọng là không bắt buộc làm đủ 12 tháng.
Ngược lại: Nếu đã nghỉ việc → phải tự quyết toán; Nếu công ty cũ giải thể → cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu hệ thống để xử lý, không yêu cầu chứng từ.
Nếu thu nhập vãng lai ≤ 10 triệu đồng/tháng và đã khấu trừ 10% → có thể không cần quyết toán phần này
Nếu muốn hoàn thuế hoặc quyết toán tổng thể → phải tự thực hiện với cơ quan thuế
Để hỗ trợ người nộp thuế, cơ quan thuế đã triển khai nhiều giải pháp: Tăng cường hướng dẫn, truyền thông; Nâng cấp hệ thống công nghệ, hạn chế quá tải; Khuyến khích nộp hồ sơ sớm, ưu tiên nền tảng di động; Đồng bộ hướng dẫn trên toàn hệ thống.
Lời khuyên thực tế nếu bạn không muốn rơi vào cảnh “nộp đi nộp lại” hồ sơ, hãy làm 3 việc này: Đối chiếu dữ liệu với công ty trước khi kê khai; Kiểm tra kỹ người phụ thuộc và mã số thuế; Nộp sớm, tránh dồn vào sát hạn.
Quyết toán thuế không khó, nhưng dễ sai nếu chủ quan. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh rủi ro không đáng có.
Cương Phạm
